Rastoč obseg podatkov, ki vstopajo v organizacijo prek več kanalov, lahko enostavno vodi v kaos podatkov. Obvladovanje podatkovnega kaosa je lahko zahtevno, neučinkovito in tvegano, še posebej, če je del teh dokumentov v papirni obliki. Izboljšajte upravljanje dokumentov in poenostavite sodelovanje z DMS rešitvijo. Naša rešitev za upravljanje dokumentov ponuja daleč več od zgolj ogledovanja – dokumente lahko delite s sodelavci, jih uredite in dodate komentarje, prejemate obvestila o spremembah, iščete dokumente po vsebini ali opisnih podatkih (metapodatki), dostopate do njih iz katerekoli lokacije ter sledite njihovi uporabi, ob tem pa zagotavljate celovitost in avtentičnost dokumentov ter samozavestno preprečujete izgubo v celotnem življenjskem ciklu dokumenta. Digitalizacija postavlja infrastrukturo za nove poslovne modele, ki podpirajo podjetja na poti digitalne transformacije. Prvi ključni korak na tej poti je prilagoditev poslovnih procesov novi digitalni realnosti. Ko so optimizirani, se procesi lahko digitalizirajo in upravljajo. Upravljanje poslovnih procesov, usklajenih s poslovnimi cilji in integriranih v sisteme, dodaja vrednost vašemu podjetju. S DMS rešitvijo bodo vaše operacije bolj vitke, agilne, hitrejše in varnejše, omogočili boste racionalizacijo nalog, avtomatizacijo procesov in spodbujanje sodelovanja. Preklopite svoje poslovne procese na digitalno, izboljšajte njihovo preglednost in operativno učinkovitost, zmanjšajte izpostavljenost poslovnim tveganjem in zagotovite skladnost po celotni organizaciji.
Upravljanje vhodne pošte – Če nočete, da ravnanje s prihodnjo in odhajajočo pošto povzroči zamude, poveča vaše stroške dela in ovira hitro in učinkovito komunikacijo znotraj DMS ter z zunanjimi partnerji in strankami, lahko zdaj težavo učinkovito rešite z našo rešitvijo za upravljanje poštne sobe. Učinkovito upravljanje poštne sobe je težko doseči, saj pošta prihaja in odhaja iz DMS prek različnih kanalov. Centralizirano obdelovanje pošte, enostavna distribucija in obveščanje prejemnikov so le nekatere od prednosti rešitve za upravljanje poštne. Pospešite svojo komunikacijo znotraj in zunaj DMS!
Potrditev naročil – Ali poznate situacijo, ko nujno potrebujete nekaj za delo, vendar postopek nabave traja vekomaj? Ali ko je zaposleni naročil nekaj, vendar se je kasneje izkazalo, da nakup ni bil potrjen, in bilo je prepozno za pritožbo? Izognite se neupravičenim stroškom in dolgotrajnim potrjevalnim procesom naročil ter zagotovite, da so naročila oddana pravočasno, s predhodnim soglasjem odločevalcev. Upravljajte svoj nabavni proces, ki se začne v fazi potrjevanja naročil, zagotavljajte sledljivost in učinkovitost ter zmanjšajte možnosti napak.
Potrjevanje računov – Če še vedno potrjujete račune tako, da pošiljate papirne dokumente iz enega oddelka ali zaposlenega na drugega, ročno vnašate podatke v različne evidence in hranite račune v mapah, verjetno preživite več časa z validacijo računov kot vaši konkurenti. Ta celovita rešitev vam pomaga poenostaviti upravljanje, distribucijo in izmenjavo informacij, olajšati iskanje povezanih dokumentov, kot so zahteve za nabavo, naročila in pogodbe, povečati transparentnost in poslovno učinkovitost ter zagotoviti dosledno in varno e-hrambo dokumentov.
Upravljanje pogodb – Pogodbe vsebujejo podatke, ki so ključni za ustvarjanje vrednosti vašega podjetja. Celovito upravljanje pogodb zmanjšuje poslovna tveganja, lahko pa ima nasproten učinek, če vaše pogodbe še vedno upravljate ročno, brez zaupanja v centralizirano kontrolo in sledljivost. Rešitev za upravljanje pogodb vam omogoča učinkovito in nadzorovano upravljanje pogodb skozi njihov življenjski cikel. Rešitev ponuja preproste, pregledne in sledljive možnosti, ki vključujejo pripravo, usklajevanje vsebine, odobritev, elektronsko podpisovanje, distribucijo, spremembe in priloge ter skladno e-hrambo.
Upravljanje po ISO standardih – Poslovna odličnost je tesno povezana z učinkovitim upravljanjem sprememb in nenehnim izboljševanjem. Če svoje podjetje vodite v skladu z ISO standardi, veste, da skladnost z ISO zahteva odziven in sistematičen pristop k upravljanju dokumentacije. Izboljšajte ravnanje z ISO dokumentacijo prek preproste priprave, hitrih pregledov in nadzorovane spremembe dokumentov. Osredotočite se na vsebino, primerno umeščanje dokumentov in numeracijo, spremembe in obvestila pa prepustite poslovnim pravilom.
Upravljanje in nadzorni odbori – Programska oprema za nadzorni odbor je zasnovana za pomoč organizacijam pri nadzoru in upravljanju njihovih upravnih in nadzornih teles. Naša rešitev vključuje funkcije, ki podpirajo komunikacijo, upravljanje dokumentov, načrtovanje sestankov, glasovanje, sledenje skladnosti in poročanje. Nekatere skupne funkcionalnosti so:
- Upravljanje dokumentov: Centralizirana shranjevanje dnevnih redov, zapisnikov, poročil in drugih pomembnih dokumentov sestankov odbora.
- Upravljanje sestankov: Orodja za načrtovanje sestankov, pošiljanje vabil in upravljanje prisotnosti.
- Glasovanje in odobritve: Digitalne glasovne sposobnosti za odločitve odbora, vključno s sledenjem glasovom in izidom.
- Orodja za sodelovanje: Funkcije za razpravo in sodelovanje med člani odbora, vključno z varnim sporočanjem in obvestili.
- Sledenje skladnosti: Pomoč pri zagotavljanju, da dejavnosti odbora ustrezajo relevantnim predpisom in okvirom upravljanja
- Poročanje in analitika: Orodja za generiranje poročil o delovanju odbora, prisotnosti in drugih ključnih metrik.
- Uporabniška dovoljenja: Različne ravni dostopa za člane odbora in skrbnike za zaščito občutljivih informacij.
Pravna pisarna – Pri razmišljanju o programski opremi za pravno pisarno obstajajo različne kategorije in posebna orodja, ki lahko povečajo produktivnost, poenostavijo delovne tokove in izboljšajo storitve za stranke. DMS rešitev omogoča sledenje času, obračunavanje, upravljanje primerov, komunikacijo s strankami in upravljanje dokumentov. Zagotovljena je varna shramba dokumentov, nadzor različic, orodja za sodelovanje in enostavno pridobivanje dokumentov.
HR procesi – so zasnovani za poenostavitev in avtomatizacijo različnih nalog človeških virov, kar povečuje učinkovitost in izboljšuje upravljanje zaposlenih. Nekatere ključne značilnosti HR procesov vključujejo zaposlovanje in sledenje kandidatov, uvajanje, upravljanje evidenc zaposlenih, upravljanje uspešnosti.
Rešitve po meri – Včasih se srečujemo z izzivom, ki ga ni mogoče rešiti z običajnimi poslovnimi rešitvami. Če kompromis ni možnost za vas, lahko ustvarite svojo konkurenčno prednost z uvedbo prilagojenih rešitev, ki so v celoti prilagojene vašim izzivom in potrebam vaših strank. Namenske poslovne rešitve, ki temeljijo na DMS sistemu, povezane z vašimi IT sistemi, lahko pospešijo in izboljšajo vaše poslovanje.