Zagotavljamo, da so vaše informacije na voljo le pooblaščenemu osebju, ki lahko hitro in brez ovire dostopa do informacij v celotnem obdobju hrambe. Dokumenti obdržijo avtentičnost in celovitost, njihova uporaba pa je v celoti sledljiva za ohranjanje zaupnosti.
Avtentični dokumenti
Zagotavljanje celovitosti – Vsebina dokumentov v hrambi ostaja nepoškodovana in ni spremenjena, vse izredne spremembe so zabeležene v revizijski sledi.
Ohranjanje avtentičnosti – Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani, da se zagotovi uresničevanje osnovnih načel varne elektronske hrambe.
Sledenje uporabi – Vsaka aktivnost je samodejno zabeležena v revizijski sledi, kar zagotavlja celovit in pregleden vpogled v uporabo informacij.
Uporabne informacije
Pooblastila uporabnikov – Dostopne pravice lahko konfigurirate glede na uporabnika in uporabniško skupino, mapo, temo, dokument ali raven zaupnosti.
Ravni zaupnosti – Izbrati lahko med šestimi ravnmi varnostnega dostopa, kar vam omogoča učinkovito nadzorovanje dostopa do informacij, ne da bi spreminjali vsebino.
Zavarovanje osebnih podatkov – Lahko omejite dostop do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, in zahtevate od uporabnikov, da predložijo razlog za dostop do dokumenta, če je to potrebno.
Uporabne vsebine
Aktivni in trajni zapisi – Dokumente, ki pripadajo rešenim vprašanjem, lahko prenesete iz aktivnih v trajne zapise in spremenite pravice dostopa do podatkov za druge uporabnike.
Učinkovito iskanje podatkov – Informacije, do katerih imate dostop, lahko iščete po metapodatkih, vsebini ali vrsti informacij ter uporabljate ali ustvarjate poizvedbe za napredno iskanje.
Ohranjanje uporabnosti – Platforma podpira samodejno pretvorbo v format trajne hrambe, da se zagotovi uporabnost v celotnem obdobju hrambe.
Ohranjanje trajnih zapisov
Zagotavljanje trajnosti – V celotnem obdobju hrambe zagotavljamo ohranjanje dokumenta, upoštevamo načela elektronske hrambe in posledično garantiramo pravno veljavnost dokumenta.
Razlikovanje in brisanje po poteku hrambe – Na podlagi načrta klasifikacije se seznam dokumentov z že poteklimi roki hrambe za potrditev razpolaganja samodejno posodablja.